KLAUZULA INFORMACYJNA
organizatora dla uczestników wydarzeń realizowanych w ramach projektu: „Wspieranie funkcjonowania i doskonalenie ZSK na rzecz wykorzystania oferowanych w nim rozwiązań do realizacji celów strategii rozwoju kraju” w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020
Administratorem danych osobowych w zakresie celu przetwarzania jakim jest organizacja spotkań roboczych, seminariów, warsztatów i konferencji jest Instytut Badań Edukacyjnych (IBE) z siedzibą w Warszawie przy ul. Górczewskiej 8 , tel: (22) 24 17 101, e-mail: ibe@ibe.edu.pl
Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się skontaktować poprzez adres poczty elektronicznej: iod@ibe.edu.pl lub przekazując korespondencję na ww. adres siedziby Administratora.
Cel i podstawa przetwarzania
a) organizacja wydarzenia (spotkanie, seminarium, warsztaty, konferencja), w tym wysyłka zaproszeń/informacji, bieżąca komunikacja, rejestracja uczestników, weryfikacja obecności uczestników, wydanie certyfikatów – jeśli przewidziano podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. e) RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym, w związku realizacją przez IBE zadań wynikających z Ustawa o Zintegrowanym Systemie Kwalifikacji (art. 87 ust. 1 pkt. 7, 8 i 9);
b) dokumentowania wydatków związanych z organizacją wydarzenia (np. przekazane materiały, catering, koszty noclegu, koszty dojazdu) - podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – obowiązek prawny wynikający z Ustawy o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 (ustawa wdrożeniowa) a także przepisów ustawy o rachunkowości i prawa podatkowego, a w zakresie danych niewymaganych na podstawie ww. przepisów art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – uzasadniony interes administratora, jakim jest dokumentowanie działań związanych z realizacją projektu;
c) realizacji adekwatnego wsparcia - jeśli zgłoszone zostały przez Panią/Pana specjalne potrzeby wynikające np. z niepełnosprawności – podstawą przetwarzania udzielona zgoda art. 9 ust. 2 lit. A) RODO;
d) archiwizacji dokumentacji – co stanowi obowiązek prawny administratora art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
e) obrony w przypadku ewentualnych skarg lub roszczeń na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – uzasadniony interes polegający na obronie swoich praw;
Odbiorcy danych osobowych
Instytucja Zarządzająca, Instytucja Pośrednicząca lub podmioty realizujące na ich zlecenie lub zlecenie IBE kontrole i audyt w ramach PO WER.
Dostawca usług związanych z organizacją wydarzenia: firma KDK Sp zo. o. z siedzibą w Warszawie, ul. Mokotowska 14.
W pozostałym zakresie odbiorcami danych mogą byc podmioty, którym IBE jest zobowiązany lub uprawniony udostępnić dane na podstawie obowiązujących przepisów
Zakres przetwarzanych danych i źródło ich pozyskania
W celu wysyłki zaproszeń/informacji o wydarzeniu przetwarzamy dane identyfikacyjne i kontaktowe (imię, nazwisko, adres e-mail, telefon), o ile dane te nie zostały nam przekazane bezpośrednio, mogliśmy pozyskać od Państwa pracodawcy, współpracowników lub partnerów IBE z którymi Państwo współpracuje bądź reprezentuje, jak również ze źródeł publicznych, w tym stron internetowych i serwisów społecznościowych.
Okres przechowywania danych
Dane będą przetwarzane przez czas organizacji wydarzeń w ramach realizowanego Projektu, następnie przechowywane do czasu rozliczenia Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014 -2020 oraz zakończenia archiwizowania dokumentacji zgodnie z obowiązującymi w IBE instrukcją kancelaryjną i JRWA.
Mają Państwo poniższe prawa:
a) prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii, prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych, prawo do usunięcia danych osobowych „prawo do bycia zapomnianym”, prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych - na zasadach i w przypadkach przewidzianych w przepisach RODO;
b) w przypadku przetwarzania danych osobowych w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora, informujemy o prawie do wniesienia sprzeciwu na przetwarzanie z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osoby fizycznej, której dane dotyczą;
c) w sytuacji uznania, że przetwarzanie danych odbywa się z naruszeniem przepisów, przysługuje Państwu prawo do wniesienia skargi do Prezesa UODO (adres ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
Informacja o wymogu podania danych
Podanie przez Państwa danych osobowych jest niezbędne w celu zapisu i uczestnictwa w wydarzeniu.
Przekazywanie danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)
Dane mogę być przekazywane poza EOG z uwagi na korzystane przez Administratora z usługi Google Workspace w związku z ich przechowywaniem w centrach danych Google zlokalizowanych również poza terytorium EOG. Przekazywanie danych w tym zakresie odbywać się będzie w oparciu o tzw. standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję Europejską (art. 45 ust. 1 RODO)
